Opereren in het werkveld en zitten zelden aan een bureau. Ze hebben vooral nood aan mobiele toestellen om op de hoogte te blijven, administratieve taken te volbrengen en hun activiteiten te loggen. 

Kenniswerkers

Medewerkers in het veld  

Combineren thuiswerk en kantoorwerk en hebben vooral nood aan (mobiele) toestellen, allerlei softwaretools en internettoegang om het werk gedaan te krijgen. Onderzoek wees uit dat de productiviteit van deze groep kan stijgen met 13%-24% door thuiswerk.⁽¹⁾

• Bedrijfs- en corona-updates
• Interventierapportage
• Check- en takenlijsten 
• Contactinformatie van medewerkers en diensten
• Trainingsmateriaal
• Shift planning
• HR-module (voor verlof- en andere aanvragen)

• Ontdek onze ‘Packs for Employees’. Met dit fiscaal voordelig verloningsalternatief betaalt u als werkgever een deel van de kosten van het privé-internetabonnement van uw medewerker. Supersnel internet overal zorgt ervoor dat uw medewerkers eender waar optimaal productief zijn.

• Bijkomende tips om de werk-privébalans in evenwicht te houden.

• Lees verder over ‘the smart building’.

• Maak kennis met onze SD-WAN oplossingen.

• Veiligheid verzekerd via VPN.

Meer weten

• Met digitale schermen kan u  medewerkers en klanten optimaal informeren over wijzigende maatregelen.
  
  
• Wayfinding Apps wijzen bezoekers en medewerkers de weg naar de juiste werkplek of meetingruimte.

  
  

• Via ‘Floor Occupancy Monitoring’ volgt u het gebruik van de beschikbare ruimtes (bureaus, vergaderzalen, faciliteiten) op. Het naleven van de social distancing en het opvolgen van de reiniging van gebouwen wordt zo een pak eenvoudiger.

• Met ‘Comfort Monitoring’ volgt u nauwgezet de temperatuur, de vochtigheid en het CO2-niveau van het kantoor op om zo het welzijn, het comfort en de gezondheid van de werknemers steeds optimaal te houden. 

Een gezonde werkomgeving

Proximus ontwikkelde voor het eigen HR-departement een chatbot met intussen al meer dan 800 gestandaardiseerde antwoorden. Zo nemen we heel wat druk op de eerste lijn weg.

Digitaal samenwerken was al lang mogelijk maar is nu standaard geworden.Toch moeten we stilaan nadenken hoe we naar een nieuw normaal kunnen evolueren. Daarbij zullen heel veel digitale gewoontes behouden blijven, omdat ze nu eenmaal efficiënt zijn en ons productiever maken.

Vergaderen doen we voortaan automatisch hybride. Ervan uitgaan dat iedereen wel op kantoor zal zijn voor de volgende vergadering behoort tot het verleden.

Een goede reflex: stuur bij elke fysieke meeting meteen ook conference call gegevens mee.

• In Teams kunnen project teams hun projecten volledig online beheren. U kan er alle documenten opslaan, toegankelijk voor alle betrokkenen. 

• Via posts, chat en call blijft ook alle communicatie transparant en beschikbaar voor iedereen.

• Teams integreert ook ook andere nuttige apps, zoals project software, formulieren, notities, documentmanagement, workflows etc.

Slaan al uw medewerkers automatisch alle documenten altijd in de cloud op? Het grote voordeel? Iedereen werkt meteen op dezelfde documenten, zodat het risico op miscommunicatie en mensen die naast elkaar werken wordt verkleind. 

Uiteraard kunnen die niet onbeantwoord blijven omdat medewerkers thuiswerken.
Via Voice Managed Services (VMS) kan u inkomende oproepen intelligent routeren naar de juiste afdeling, terwijl u met Fixed Mobile Unification mobiele telefoons en smartphones van de medewerkers kostenefficiënt integreert in uw telefooncentrale zonder extra wifi- of DECT-infrastructuur. Het bedrijfsnummer wordt getoond bij een uitgaande oproep en wanneer de telefoon in privé-modus staat, komen er geen bedrijfsoproepen meer binnen en wordt het privé-nummer weergegeven.

Dankzij citizen development kunnen reguliere gebruikers nieuwe IT-toepassingen zelf ineen knutselen, zonder kennis van coderen of hulp van gespecialiseerde IT-mensen. Heel wat cloud-systemen bieden de mogelijkheden om modules te combineren en zo nieuwe applicaties te ontwikkelen. Zo worden IT-departementen minder belast met vragen vanuit de business en krijgen departementen meer ownership over hun IT-toepassingen.

Benieuwd hoe medewerkers zelf werk kunnen automatiseren via Microsoft Teams?

TIP

Probeer een volgende project eens volledig vanuit jullie collaboratie software te beheren. Geen e-mails en al zeker geen bijlages meer rondsturen! Alles online in de cloud.  

Meer weten?
Ontdek hoe Liantis dit aanpakt.

• Word, Excel, PowerPoint en SharePoint maar net zo goed individuele en groepschats, onlinevergaderingen en webconferencing. 
• Daarenboven kan uw telefonie rechtstreeks met de Teams-interface worden geïntegreerd. 
• Tegelijk voegt u uw favoriete Microsoft-apps en diensten van derden toe zodat al uw medewerkers steeds over de meest volledige collaboratietools beschikken. 

Met Microsoft Teams en Office 365 werken al uw medewerkers digitaal en interactief samen op een zelfde omgeving in de cloud. 

Microsoft Teams en Office 365

• Online opslaan van documenten biedt veel voordelen. Vermijd dus bijlages die nog via mail worden rondgestuurd
  
  
• Teams en Office 365 bieden heel wat project management tools aan ook. Gebruikt u die al?
  
  
• Worden alle verslagen van meetings standaard in OneNote opgemaakt? 

In de haast om over te schakelen was er weinig tijd om alle digitale mogelijkheden te ontdekken. De kans is reëel dat medewerkers hun gebruikelijke manier van werken gewoon hebben verder gezet, zij het dan deels online. Maar de verschillende collaboratie-suites bieden net een hele reeks extra tools aan die het hybride werken nog performanter kunnen maken. Het kan dan ook goed zijn om te evalueren welke tools wel / niet worden gebruikt en welke jullie als organisatie wel / niet willen promoten.

Gebruiken al uw medewerkers de juiste tools? 

Verlies de evoluties niet uit het oog. 

Software-as-a-Service biedt het grote voordeel dat u steeds over de meest recente versies beschikt. Maar het wil ook zeggen dat dingen veranderen en de manier waarop er gewerkt wordt ook kan veranderen. En dus vereist het enige inspanning om te zorgen dat iedereen mee is. 

Een Virtual Private Network (VPN) zorgt ervoor dat uw medewerkers vanop afstand toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk en garandeert u een centraal beveiligde internettoegang voor sites en verschillende toepassingen (spraak/data/video/cloud/e-betalingen enz.) 

En uiteraard houdt u het veilig.

Ontdek hoe de Krëfel callcentermedewerkers volledig operationeel van thuis konden werken op slechts één week tijd. 

Bron: Gartner, februari 2019

Het massaal thuiswerken heeft voor een productiviteitsboost gezorgd bij mensen met een kantoorjob. Nu is het moment om de goede digitale gewoontes te verankeren. Ga er niet automatisch van uit dat de huidige manier van digitaal samenwerken ook de meest optimale is. In onze haast om digitaal te schakelen, kunnen we enkele opties over het hoofd hebben gezien. 

Pik een rustiger moment uit om de huidige digitale werkplek en gewoontes te evalueren. Ga de dialoog aan met uw digitaal vaardige medewerkers om moglijke pijnpunten vast te stellen en pak deze vervolgens aan. Net zoals de SaaS-software die we gebruiken steeds blijft evolueren en verbeteren, kan ook de manier waarop we ermee werken steeds wat verbeterd worden.

“Telewerk werkt het best wanneer de onderneming werkt met outputcontrole: zolang het werk gedaan is of de klanten tevreden zijn, geef uw werknemers het vertrouwen.”

Marijke Verbruggen, Professor Work and Organisation Studies, KU Leuven

De snelheid waarmee nieuwe digitale technologieën en toepassingen gemeengoed zijn geworden, zowel in de werkplek als daarbuiten, is uniek. Het vereist ook van uw medewerkers de nodige behendigheid daarmee te blijven omgaan. Digitaal vaardige organisaties bieden hun medewerkers de ruimte en de kansen om via pilootprojecten (‘minimal viable products’) te experimenteren met digitale transformatie. 

• Innoveer processen en manieren van werken: gebruikt u de juiste tools? Welke routinetaken kunnen er geautomatiseerd worden? 
• Innoveer producten: verkoopt u producten, hoe zou u die dan in een dienstenmodel kunnen gieten?
• Innoveer diensten: verkoopt u diensten, hoe zou u die dan als een product in de markt kunnen zetten? 
• Innoveer uw strategie: hoe kunnen digitale oplossingen u helpen om nieuwe business modellen uit te werken?

De hybride werkplek biedt een resem aan mogelijkheden om te innoveren: 

Werknemers met een hoge digitale behendigheid zijn 3,3 keer meer geneigd om digitale transformaties op te starten, af te ronden en de doelstellingen ervan te behalen, in vergelijking met werknemers met een matige digitale vaardigheid.

Bron: Gartner, februari 2019

… van de werknemers zei dat ze tijdens de eerste paar maanden van de pandemie de productiviteit van hun individuele taken hebben kunnen behouden of verbeteren. Bij taken die samenwerking vereisen (bv. uitwisselingen met collega's, werken in teams, interactie met klanten) zei nog steeds 51% dat ze hun productiviteit hebben kunnen behouden of verbeteren.

Bron: Workplace of the Future, BCG, juli 2020

van de werkgevers geeft aan dat ze voorrang zullen geven aan digitale infrastructuur-investeringen die het telewerken duurzaam verankeren.

Bron: Workplace of the Future, BCG, juli 2020